서류 업무, 사람은 확인만 — 자재 발주·전기 사용 신청·공사 수지분석 자동화 심층 케이스
한 팀의 서류 업무 세 가지를 통째로
전기차 충전 인프라 EPC 기업의 공무관리팀. 담당자 한 사람이 자재 발주, 한전 전기 사용 신청, 공사별 수지분석을 메일·엑셀·스캔 서류로 처리하고 있었습니다. 세 업무를 각각 설치가 필요 없는 파일 하나짜리 도구로 만들어, 자료 찾기·옮겨 적기·검산은 도구가 하고 사람은 납기일·발송·대조만 확인합니다.
세 업무는 모양이 달라도 같은 일을 반복합니다
자료가 흩어져 있다
발주 메일, 발주처가 보낸 스캔 PDF, 정산 원장과 구매·지출 내역 엑셀, 공유 폴더의 현장별 서류. 필요한 값이 어디에 있는지 사람이 기억해야 했습니다.
같은 값을 다시 적는다
거래처·품목·단가를 발주서에, 회사 정보와 현장 정보를 신청서 칸에, 지출 금액을 현장별 시트에. 한 번 적힌 값을 양식마다 다시 옮겨 적었습니다.
검산하고 보낸다
합계가 맞는지 손으로 맞추고, 메일로 보내고, 팩스로 보냅니다. 틀리면 상대가 알려 줄 때까지 모릅니다.
그래서 세 도구는 모두 같은 원칙으로 짰습니다. 자료 찾기·옮겨 적기·검산은 도구가, 결정과 발송은 사람이. 사람이 반드시 하는 일은 셋뿐입니다 — 납기일을 정하고, 팩스를 보내고, 정답지와 대조합니다.
자재 발주 — 메일 93통이 발주서 한 장으로
거래처마다 보내던 발주 메일 93통을 읽어 자재·거래처·단가·결제조건 목록을 만들었습니다. 이제 담당자는 목록에서 자재를 담고 납기일만 정합니다.
- 자재 목록지난 발주 메일에서 품목·규격·단위·최근 단가·거래처·받는 사람을 뽑아 한 목록으로. 새 자재와 거래처는 화면에서 추가합니다.
- 거래처별 발주서담은 자재는 거래처별로 묶이고 운임은 맨 끝 행으로. 품목이 30개를 넘으면 발주서가 자동으로 나뉩니다.
- 납기일은 사람이납기일이 비어 있으면 엑셀도 메일도 만들어지지 않습니다. 도구가 정하지 않는 유일한 칸입니다.
- 회사 양식 그대로회사 발주서 양식 엑셀을 그대로 채우고, 발주서 이미지가 본문에 든 메일 초안을 만듭니다. 보낸 발주는 공유 폴더에 기록으로 남습니다.
전기 사용 신청 — 스캔 서류의 빈칸만 찾아 채운다
발주처가 보내는 신청 서류는 글자 층이 없는 스캔 PDF입니다. 도구는 그 안에서 신청서와 위임장 쪽을 찾고, 양식의 기준선에 칸을 맞춘 뒤, 비어 있는 칸만 채웁니다.
- 폴더 연결 한 번공유 폴더를 한 번 연결하면 현장 목록과 현장별 서류·발주서를 자동으로 찾습니다. 현장 63곳 중 62곳이 사람 손 없이 연결됐습니다.
- 양식 판별과 칸 맞춤신청서 양식이 두 판으로 들어옵니다. 쪽마다 어느 판인지 가리고, 가로 27개·세로 15개 기준선에 스캔의 기울기와 배율을 맞춥니다.
- 빈칸만, 겹치지 않게이미 글자가 있는 칸은 자동으로 빠지고, 글자 자리는 화면에서 끌어 옮길 수 있습니다. 회사 직인은 도구가 찍습니다.
- 묶어서 팩스로팩스 표지 → 신청 서류 → 충전기 제작사에 맞는 인증서 순으로 묶고, 흑백으로 정리해 전송 용량을 약 1/4로 줄입니다. 보내기는 사람이 PC 팩스로.
공사 수지분석 — 흩어진 자료를 현장 36곳 손익표로
현장별 정산금액과 지출을 비교하는 수지분석은 원장·구매내역·지출내역·자재산출서·법인카드 내역이 제각각 다른 파일에 있었습니다. 도구는 이것을 규칙대로 취합하고, 담당자가 손으로 만든 실무 정답지와 전수 대조합니다.
- 원천 6종을 한곳에사업 3개·현장 36곳의 수지 엑셀과 정산 원장, 구매·지출 내역, 자재산출서, 법인카드, 공사 일정을 읽어 현장 단위로 묶습니다.
- 규칙으로 배분여러 현장이 함께 산 자재는 낱개 단위로 배분하고, 부가세는 환산하고, 현장 이름 표기 차이는 사전으로 맞춥니다. 배분 규칙은 문서에 남깁니다.
- 원가율·이익률과 출처현장마다 재료비·노무비·경비와 원가율·이익률을 보여 주고, 각 금액이 어느 자료의 어느 줄에서 왔는지 출처표로 되짚을 수 있습니다.
- 정답지와 전수 대조취합한 값을 실무 정답지와 36곳 모두 대조합니다. 차이가 나면 정답지 숫자를 베끼지 않고 원천 자료를 다시 찾습니다 — 정답지는 검증용입니다.
세 도구가 같은 방식으로 만들어진 이유
업무는 달라도 사무실에서 쓰이는 조건은 같습니다. 설치 권한이 없는 PC, 회사 양식, 공유 폴더, 그리고 결과를 책임지는 사람. 여섯 가지 원칙을 세 도구에 똑같이 적용했습니다.
파일 하나, 설치 없음
도구는 브라우저로 여는 파일 하나입니다. 인터넷 없이 돌고, 서버도 계정도 없습니다. 공유 폴더에 두면 팀원 누구나 같은 판을 씁니다.
회사 양식 그대로
발주서 엑셀, 한전 신청서, 수지분석 시트 — 받는 쪽이 아는 양식을 바꾸지 않습니다. 도구는 양식 위에 값을 얹을 뿐입니다.
사람이 승인하는 지점
납기일, 팩스 보내기, 정답지 대조는 도구가 대신하지 않습니다. 비어 있으면 멈추고, 보낼 것은 인쇄 창까지만 열어 줍니다.
양방향 전수 검산
합계만 맞으면 통과시키지 않습니다. 행과 열을 각각 더해 대조하고, 조용히 0이 되는 입력은 검사기가 잡습니다.
원본은 폴더에
발주 기록, 현장 서류, 회사 정보와 직인은 도구 안이 아니라 공유 폴더에 둡니다. 도구를 메일로 보내도 민감한 정보는 따라가지 않습니다.
사용 방법이 안에
버전 번호, 이전 판 보관, 화면 그림이 든 사용 방법까지 도구에 들어 있습니다. 담당자가 바뀌어도 메일 한 통으로 인수인계됩니다.
이런 업무면 같은 방식이 됩니다
- 같은 양식을 매번 손으로 채우고 있다 — 발주서, 신청서, 보고서, 정산표
- 값은 이미 어딘가에 있다 — 메일, 엑셀, 스캔 PDF, 공유 폴더
- 결과는 회사 양식이나 상대 기관 양식으로 나가야 한다
- 마지막 결정과 발송은 사람이 해야 한다 — 그 지점만 남기고 싶다
- 설치나 서버 없이, 지금 쓰는 PC와 폴더에서 돌아야 한다
문의
프로젝트 의뢰·업무 자동화 상담·교육 수강 문의 모두 아래 연락처로 보내 주세요. 정해진 양식은 없습니다.